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城建档案办事指南
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建设工程档案验收认可办事指南
 
一、适用范围
本指南适用于本市建设工程档案验收认可的申请与受理、审查与许可决定、送达和公开。
二、事项名称和代码
事项名称:建设工程档案验收认可
事项代码:5283
三、办理依据
《中华人民共和国城乡规划法》第四十五条第二条款:“建设单位应当在竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料。”第六十七条:“建设单位未在建设工程竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料的,由所在地城市、县人民政府城乡规划主管部门责令限期补报;逾期不补报的,处一万元以上五万元以下的罚款。”
《建设工程质量管理条例》第十六条:“建设单位收到建设工程竣工报告后,应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。
建设工程竣工验收应当具备下列条件:
(一)完成建设工程设计和合同约定的各项内容;
(二)有完整的技术档案和施工管理资料;
(三)有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告;
(四)有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件;
(五)有施工单位签署的工程保修书。
建设工程经验收合格的,方可交付使用。
第十七条:建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定,及时收集、整理建设项目各环节的文件资料,建立、健全建设项目档案,并在建设工程竣工验收后,及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。
《上海市城乡规划条例》第四十四条:建设工程竣工验收后六个月内,建设单位或者个人应当按照规定向市或区、县规划行政管理部门无偿报送有关建设工程竣工资料。
建设工程竣工资料的编制,应当符合国家和本市城市建设档案管理的有关规定。
《上海市档案条例》第二十条第一款“法人和其他组织的建设工程、科学技术研究、技术改造、重要设备更新等项目的验收、鉴定,应当由该组织的档案机构以及按照规定有接收该档案任务的档案馆对项目档案进行验收。”及第三款:“未经档案验收或者档案验收不合格的项目,不得进行项目竣工验收、鉴定。”
《城市建设档案管理规定》建设部90号令第八条:“列入城建档案馆档案接收范围的工程,建设单位在组织竣工验收前,应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后,由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”
第九条:“建设单位在取得工程档案认可文件后,方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时,应当查验工程档案认可文件。”
四、办理机构
(一)办理机构名称及权限
上海市城市建设档案馆及各区(县)城建档案机构。
(二)办理权限
按建设工程规划许可证审批权限划分。
(三)审批内容
二套建设项目(工程)竣工档案是否符合《建设项目(工程)竣工档案编制技术规范》(DG/TJ08-2046-2008)的要求。
(四)法律效力
建设单位在取得工程档案认可文件后,方可组织工程竣工验收,建设行政主管部门在办理竣工验收备案时,应当查验工程档案认可文件。
(五)审批对象
建设单位或个人
五、审批条件
(一)准予批准的条件
1、具有较完整的按建设程序及建设工程管理规范要求在建议过程中形成相关的纸质、电子及声像资料。
2、具有按国家及上海建筑业管理部门对建设工程施工文件管理要求形成的施工文件。
3、竣工图所用图纸应符合国家对施工图的使用规定,并须加盖竣工图章。
4、具有按规范填写的案卷目录、卷内目录。
5、对于资料缺失的“烂尾楼”工程,仅对工程接盘后后续产生的竣工档案合格作出结论,并在“建设工程竣工档案验收合格决定书”中注明清楚。
(二)不予批准的情况
1、按照《建设项目(工程)竣工档案编制技术规范》中建设项目(工程)竣工档案归档范围,建设单位留存一套竣工档案缺失比例大于整套档案数量的5%,可作出不合格的结论。其中立项审批备案,建设用地、建设工程规划许可文件,招投标结论文件、地质资料,施工许可证、施工质量评定文件,定位验线,各类桩实测偏差图及检测报告,监理评估报告,竣工图修改依据缺失及竣工图未完成可作出不合格的结论。
2、报送城建档案管理机构文件图纸缺失比例大于整套档案数量的1%可作出不合格的结论。
3、声像、电子档案缺失可直接作为验收不合格。其内容不符合《规范》归档要求可作出不合格的结论。
4、对于发出《建设工程竣工档案检查整改告知单》,送审人逾期不改的,可作出不合格的结论。
六、审批数量
原则上按项目,每一项目一个,与规划竣工验收一致。
七、申请材料

序号
 交 资 料 名 称
 质
 量
分类
1
上海市建设工程竣工档案验收申请表或
上海市建设工程规土管理综合验收申请表
 件
1份
纸质
2
建设工程竣工档案索引目录二套:
一套建设单位保管目录
另一套报送城建档案管理部门目录
 件
1份
纸质电子
3
建设工程竣工档案检查结论单
原件
1份
纸质

八、审批期限
受理后15个工作日,建设单位整改时间不计
九、审批证件
合格:印制《建设工程竣工档案验收合格决定书》和《建设项目(工程)档案验收合格证》
不合格:印制《建设工程竣工档案验收不合格决定》
十、收费依据及标准
本审批事项不收费
十一、申请人的权利和义务
(一)申请人的权利
1.知情权
建设单位(个人)有权了解建设工程档案验收认可法律法规、技术标准的规定以及与验收程序有关的情况,包括:办理验收的时间、方式、步骤以及需要提交的资料。
2.验收申请方式选择权
建设单位(个人)可以直接到奉贤区城建档案受理窗口申请验收,也可以到由规土综合验收或建设工程竣工验收并联牵头部门的受理窗口申请并联验收。
3.监督权
建设单位(个人)对违反档案验收法律法规的行为,如验收人员索贿受贿、玩忽职守、滥用职权等,可以进行投诉、检举和控告。
4.救济权
建设单位(个人)对作出的建设工程档案验收认可决定,依法享有申请行政复议,提起行政诉讼等权利。
(二)申请人的义务
1.及时收集、整理建设工程资料的义务
建设单位(个人)在建设活动中应建立归档制度,及时收集、整理建设活动中形成的工程资料。
2.如实提交相关资料的义务
建设单位(个人)申请建设工程档案验收认可所提交的相关资料必须真实、有效,符合规定的形式。隐瞒真实信息、提供虚假资料等行为由建设单位(个人)自行承担相应的法律责任。
3.接受依法检查的义务
建设单位(个人)应当主动配合按规定程序进行的档案检查,如实反映工程建设情况和档案收集、整理情况,不得隐瞒和弄虚作假,不得阻挠、刁难按规定进行的检查和监督。
4.按时报送竣工档案的义务
建设单位(个人)应当按照法律法规的规定按时报送建设工程竣工档案。逾期不报送的,将责令限期补报;逾期不补报的,将根据情节轻重处以规定数额内的罚款。
5.建设单位或个人应保管好通过验收后自存一套建设工程档案。
十二、申请接收
(一)接收方式
1.窗口受理
受理窗口名称:行政许可科窗口(一门式38号窗口)
受理地址:奉贤区解放东路58号(工商大楼)西裙楼二楼办事大厅
受理时间:星期一至星期五 上午8:30~11:15 , 下午12:30~16:30   
2.网上受理:http://suca.com.cn

3.并联审批
由规土综合验收或建设工程竣工验收并联牵头部门的受理窗口统一受理及网上受理。
(二)接收时间
星期一至星期五 上午8:30~11:15,下午13:30~17:00
十三、咨询途径
1.窗口咨询
奉贤区南桥镇南亭公路1号304室,或并联验收受理窗口(奉贤区解放东路58号区投资管理服务中心(工商大楼)西裙楼二楼办事大厅38号窗口)
2.电话咨询
局城建档案管理办公室:(021)57182337
3.信函咨询
咨询部门名称:奉贤区城建档案管理办公室
咨询地址:奉贤区南桥镇南亭公路1号304室
邮政编码:201400
十四、投诉渠道
(一)窗口投诉
奉贤区解放东路58号区投资管理服务中心(工商大楼)西裙楼二楼办事大厅38号窗口
(二)电话投诉
局城建档案室:(021)57182337
局执法监督法规科(信访电话):(021)57180542
(三)网上投诉
http://www.fxghtd.gov.cn/fxgh/
(四)信函投诉
投诉受理部门:局执法监督法规科
通讯地址:上海市奉贤区南亭公路1号房地大厦
邮政编码:201499
十五、办理方式
(一)新办
1.一般程序
业务描述:建设单位或个人按照项目立项批复,依据《建设工程规划许可证》及其附图的要求建设完成后,根据《建设项目(工程)竣工档案编制技术规范》(DG/TJ08-2046-2008)的要求,收集、整理建设活动中形成的工程档案资料,向上海市城市建设档案馆或区(县)城建档案机构申请建设工程竣工档案验收,经上海市城市建设档案馆或区(县)城建档案机构检查,符合下列审批条件要求的予以批准:
1)前期文件中立项文件,建设用地、征地、拆迁文件,工程建设许可、审批备案文件基本齐全;
2)设计文件中勘察、测绘、设计文件及设计施工图基本齐全;
3)施工文件中开工审批文件,建筑工程施工文件,市政、交通基础设施施工文件基本齐全;
4)监理文件基本齐全;
5)竣工验收文件中应有已形成的消防、环保、卫生等相关部门验收认可文件基本齐全;
6)竣工图基本完成;
7)所编制的目录与内容一致,符合档案组卷装订要求;
8)声像、电子档案符合归档要求。
2、并联审批:
建设单位(个人)可在申请建设工程竣工规划验收同时,申请建设工程竣工档案验收。由市规划国土资源管理局综合验收受理窗口同步受理。受理后由窗口转城建档案馆,在15个工作日内出具档案验收意见并交规土局。如验收未通过,建设单位及时整改,并按规定重新验收。
十六、决定公开

自作出决定之日起5个工作日内,在区规土局网站公开验收合格证情况(列入保密的项目除外)。